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Public Participation for Board Meetings

Opening Board Meeting to the Public - Procedure

Beginning September 10, 2020

 

 

**All guests, including members of the Board, will be temperature checked and symptom screened upon entering the building.**

 

 

Meeting Setup

  1. Committee and Board meetings will be hosted via Zoom.
  2. Members of the Board will be seated at their own tables in the Board Room, socially distanced, each with their own laptop connected to Zoom. The meeting host will mute/unmute Board members as they request to speak.
  3. The Board Room will contain members of the Board, John Bowden, Erik Orndorff, and a presenter or community member engaged in public participation.

 

 

In-Person Public Attendance

  1. Meeting guests and members of the public should enter through the side door of the District Office. Masks are required when entering, exiting, and in the building at all times.
  2. Guests will be met by a PV representative. Guests will be temperature checked and symptom screened. Guests will also be asked their full name, township of residence, and if they would like to speak publicly during the meeting.
  3. Guests will then be escorted to a viewing room. Seats in viewing rooms will be socially distanced. Viewing rooms may include classrooms, PVIS gym, or PVIS cafeteria.
  4. The Zoom meeting will be projected onto the viewing room whiteboard or TV.
  5. At the conclusion of the meeting, guests will be escorted out of the building. (Desks and surfaces will be cleaned.)

 

 

General Public Participation

  1. Any guests wishing to publicly speak to the Board may do so in-person or via Zoom. In-person attendees should indicate their intention to speak when they check in with the PV representative at the door.
  2. Prior to the Public Participation item on the agenda, a PV representative will escort in-person members of the public to the hallway between PVIS and District Office. One member/family from the public may enter the Board Room at a time to speak to the Board from the public participation podium. After addressing the Board, guests will be escorted back to their viewing room by a PV representative.
  3. Guests on Zoom will be prompted to raise their hand to indicate public participation and will be addressed by the Board President when it is their turn.
  4. All guests are given time to speak according to the Public Participation Board Policy.

 


 

Reunión de apertura de la junta al público - Procedimiento

A partir del 10 de septiembre de 2020

 

 

** A todos los invitados, incluidos los miembros de la Junta, se les controlará la temperatura y se examinarán los síntomas al ingresar al edificio. **

 

 

Configuración de la reunión

  1. Las reuniones del comité y la junta se realizarán a través de Zoom.
  2. Los miembros de la Junta se sentarán en sus propias mesas en la Sala de Juntas, socialmente distanciados, cada uno con su propia computadora portátil conectada a Zoom. El anfitrión de la reunión silenciará / activará el silencio de los miembros de la Junta cuando soliciten hablar.
  3. La Sala de la Junta incluirá a miembros de la Junta, John Bowden, Erik Orndorff y un presentador o miembro de la comunidad que participe del público.

 

Asistencia pública en persona

  1. Los invitados a la reunión y los miembros del público deben ingresar por la puerta lateral de la Oficina del Distrito. Se requieren máscaras al entrar, salir y en el edificio en todo momento.
  2. Los invitados serán recibidos por un representante de PV. Se controlará la temperatura y se examinarán los síntomas de los huéspedes. También se les preguntará a los invitados su nombre completo, municipio de residencia y si les gustaría hablar públicamente durante la reunión.
  3. A continuación, los huéspedes serán acompañados a una sala de observación. Los asientos en las salas de observación estarán socialmente distanciados. Las salas de observación pueden incluir aulas, gimnasio PVIS o cafetería PVIS.
  4. La reunión de Zoom se proyectará en la pizarra o el televisor de la sala de visualización.
  5. Al final de la reunión, los invitados serán acompañados fuera del edificio. (Se limpiarán los escritorios y las superficies).

 

Participación del público en general

  1. Los invitados que deseen hablar públicamente con la Junta pueden hacerlo en persona o por medio de Zoom. Los asistentes en persona deben indicar su intención de hablar cuando se registren con el representante de PV en la puerta.
  2. Antes del tema de Participación Pública en la agenda, un representante de PV acompañará a los miembros del público en persona al pasillo entre PVIS y la Oficina del Distrito. Un miembro / familia del público puede ingresar a la Sala de la Junta a la vez para hablar con la Junta desde el podio de participación pública. Después de dirigirse a la Junta, los invitados serán acompañados de regreso a su sala de observación por un representante de PV.
  3. A los visitantes de Zoom se les pedirá que levanten la mano para indicar la participación del público y el presidente de la Junta se dirigirá a ellos cuando sea su turno.
  4. Todos los invitados tienen tiempo para hablar de acuerdo con la Política de la Junta de Participación Pública.